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¿Acaso las "to-do list" realmente funcionan? La ciencia tiene la respuesta

Buena Vida

Por: PijamaSurf - 07/20/2017

Menciona el psicólogo EJ Masicampo que la tranquilidad que brindan puede ser tramposa, ya que da la noción de estar cumpliendo con las tareas a realizar, sin hacerlo realmente

La organización es una de las cualidades más solicitadas en cualquier empleo. Ser organizado implica tener la capacidad de identificar y analizar prioridades, desarrollar planes para alcanzar objetivos a corto, mediano y largo plazo, así como prevenir o enfrentar eficazmente imprevistos y retos. Si bien el ser humano posee de manera innata estas cualidades, parecería que es cuestión de poner en práctica una serie de herramientas que faciliten la incidencia diaria de esta habilidad.

Una de las herramientas más utilizadas en el desarrollo de la organización es la agenda con una lista de tareas o deberes a realizar en el día, en la semana y en el mes. En los últimos años se ha promovido esta práctica como una herramienta que organiza los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Sin embargo, ¿cuántas veces no hemos realizado la lista y no logramos cumplir con todas las actividades? Es en esos momentos que los científicos se cuestionan si la to-do list en verdad funciona.

Las agendas con las to-do lists surgieron en Brooklyn, en donde el diseñador Ryder Carroll afirmó que usar imágenes y mapas mentales ayuda a organizar el caos en las mentes de pacientes con TDA-H. A partir de ahí, un grupo de científicos comenzó a indagar al respecto: ¿acaso es realmente productivo plasmar los objetivos diarios, semanales y mensuales en un calendario mediante una lista con colores y símbolos?

La data científica concuerda respecto al impacto positivo de tener un diario (o tan sólo escribir los pensamientos en una página), ya que esto ayuda a mantener en equilibrio a la mente para llevar a cabo una serie de actividades, por lo que un diario con formas visuales más gráficas puede proveer beneficios en procesos cognitivos como la memoria. De hecho, para el neurocientífico Daniel Levitin, las to-do lists son una especie de apoyo cuando la mente consciente se satura con más de tres actividades simultáneas. Además reducen la incidencia del efecto Zeigarnik, el cual se basa en recordar con mayor facilidad las tareas incompletas; es decir, las listas de las cosas por hacer disminuyen la intrusión de pensamientos angustiosos sobre las tareas que aún faltan por realizar.

Sin embargo, el psicólogo EJ Masicampo menciona que la tranquilidad que brindan puede ser tramposa, ya que da la noción de estar cumpliendo con las tareas a realizar, sin hacerlo realmente. De alguna manera puede ser una pérdida de tiempo, facilitando la divagación y procrastinación mental. Estos son períodos de inactividad que pueden ser esenciales en la productividad de una acción, pues un papel blanco fomenta expandir el campo visual y la imaginación, y quizá no es lo que se está buscando en ese momento del día.

Masicampo concluye que las to-do lists pueden ser eficientes si se cumplen y consiguen mantener la motivación en el día a día; de lo contrario, puede tratarse de pequeñas trampas que promuevan un autoconcepto desorganizado e incompetente.

Las horas malgastadas en la oficina no significan mejor o más trabajo, sino todo lo contrario

En los trabajos de oficina, principalmente, se han expandido como epidemia la procastinación, el desorden y la mala organización, la apatía y la falta de compromiso por ejercer una profesión con la que en algún momento nos identificamos. A estos padecimientos se suma la obligación diaria de rendir al máximo, superar a los demás y a nosotros mismos, con el fin de merecer raquíticos aumentos para pagar deudas o hipotecas. El diagnóstico final es que los trabajadores padecemos un cuadro de angustiosa sobreexplotación de nuestras propias capacidades, cuando la solución quizá sea únicamente emplearlas con más inteligencia.

Algunos autores expertos en productividad recomiendan, con toda lógica y buena voluntad, cambiar los vicios que entorpecen nuestras labores. Levantarse al despuntar el alba, tomar alguna bebida estimulante, trabajar conforme a la prioridad de las tareas pendientes, calendarizar, enlistar, organizar juntas con mínimo 15 días de anticipación.

El control de las tareas y una buena organización sin duda contribuirán a un mejor desempeño, pero no tendrán un impacto significativo al menos que cambiemos nuestra concepción de la productividad y el rendimiento. Estamos acostumbrados a pensar que trabajamos como máquinas, de modo que a mayor tiempo y esfuerzo invertidos, mayor deberá ser nuestra retribución. Sin embargo, se cuenta que un emperador chino pidió al gran artista de su reino un dibujo; el pintor pasó 15 años sin dibujar nada, hasta que de un solo trazo terminó el encargo en sólo 5 minutos. ¿Cuánto tardó en hacer el dibujo, 15 años o 5 minutos?

Mark Manson, autor de El sutil arte de que no te importe nada, ha extraído importantes lecciones de su propia experiencia al escribir su libro. Su primera recomendación es reconocer que los procesos y tiempos de cada persona son únicos. A pesar de los buenos consejos, cada quien debe tomarse la molestia de indagar qué rutina, qué horarios, cuáles ritos evitan la procastinación y la angustia.

En segundo lugar invita a abandonar la "religión de la talacha", es decir, suponer que el trabajo es lineal, que el sudor hace rendir mayores frutos. Al contrario, cuando se trabaja cansado, la mayoría de las tareas que requieren nuestras capacidades sociales o intelectuales suelen arrojar retribuciones mínimas, cuando no retribuciones negativas (aquellas que después representarán mayores problemas). En el caso de Manson, durante el primer año de escritura de su libro, se dio cuenta de que las páginas redactadas después de las primeras 2 horas normalmente no servían o servían poco, y que aquellas escritas después de la cuarta hora de trabajo eran contraproducentes, pues implicaban redactar y editar buena parte de lo escrito anteriormente. Manson nos invita a detectar la resistencia de nuestras capacidades intelectuales, para detenernos ahí donde empieza la fatiga.

También existen “aspectos palanca”, rasgos del trabajo laboral cuya mejora puede cambiar sustancialmente el rendimiento, y viceversa. Esto puede ser desde la capacitación hasta la actualización de un software. Uno de estos “aspectos palanca” es, muchas veces, el descanso; reconocer que podemos delegar responsabilidades, confiar en las colaboraciones. De este modo es posible tomarnos una pausa china de 5 minutos o 15 años, para incentivar la creatividad.